Que faut-il comprendre de l'externalisation des paiements d'une entreprise ?

Le terme « externalisation de la paie » désigne la pratique consistant à confier à un tiers la gestion des processus « ressources humaines » d’une entreprise. On peut la confier soit à une société qui crée un logiciel de paie, soit à un cabinet comptable professionnel qui propose des services de paie. Les entreprises peuvent choisir d’externaliser tout ou partie de leurs activités. Mais, elle doit avoir certaines informations sur le sujet d’abord. Lesquelles ?

Qu’entend-on exactement par externalisation des paiements ?

Lorsqu’une entreprise confie le traitement de ses salaires à un tiers, on parle dans ce cas de paie externalisée. Il peut s’agir d’une entreprise spécialisée (un bureau de traitement des salaires), d’un cabinet comptable (un cabinet de conseil) ou d’un développeur de logiciels. En effet, ce dernier peut être une plateforme en ligne avec différents degrés d’assistance). En d’autres termes, il s’agit d’externaliser des tâches que l’on pourrait effectuer en interne et de les réaliser de cette manière. Les avantages de l’externalisation, également connue sous le nom de sous-traitance, concernent de beaucoup de choses. Ces avantages comprennent des économies, une plus grande efficacité et une plus grande liberté d’action pour les petites entreprises.

Les avantages et les limites de la gestion externalisée des paiements

L’externalisation des salaires offre de nombreux avantages aux entreprises. En premier lieu, c’est une option qui permet à l’entreprise de dégager plus de temps. En effet, une entreprise qui décide d’externaliser sa paie est libérée d’un certain nombre de contraintes. Les contraintes. Notamment celles liées à la sélection d’un logiciel de paie, à sa configuration et à sa maintenance continue, à la formation de ses employés, etc. En outre, cette méthode de traitement des paiements offre une certaine marge de manœuvre. Lorsqu’il s’agit de gérer la charge de travail accrue du service de RH, l’entreprise n’a pas besoin d’engager du personnel supplémentaire. L’externalisation est généralement l’option la plus avantageuse sur le plan financier pour les petites entreprises dont l’effectif réel est limité (moins de 20 salariés).

De quelle manière une entreprise peut-elle externaliser sa paie ?

La partie la plus difficile de l’externalisation est de décider de la solution d’externalisation à mettre en œuvre. En effet, l’entreprise a le choix entre une armoire matérielle ou logicielle ou un processus assisté par logiciel. La première étape consiste pour l’entreprise à procéder à une évaluation approfondie de ses propres besoins. Toutefois, si le coût doit être pris en compte, il ne doit pas être le facteur décisif. Quelle que soit l’approche adoptée, il est essentiel que les entreprises exercent un certain degré de supervision administrative et managériale sur leurs employés au quotidien. Elle est chargée de compiler mensuellement les données relatives aux absences, aux congés payés, aux heures supplémentaires. Elle fait de même pour les données relatives aux primes et autres paiements des employés, afin de pouvoir établir les fiches de paie. Ensuite, elle doit partager les données qu’elle a recueillies avec le prestataire de services. Cette phase est réalisée en partageant les données avec une équipe externe via un portail collaboratif. Ou soit en saisissant les données directement dans une plateforme basée sur le cloud (dans le cas d’une application SaaS). Le prestataire de services ou le logiciel, traite et gère les paiements. Il envoie ensuite les mises à jour aux RH avec la répartition des virements nécessaires pour couvrir les obligations salariales. Le numéro nominal de sécurité sociale (DSN) et les autres déclarations de sécurité sociale relèvent de sa responsabilité. À l’occasion, un coffre-fort numérique sera mis à disposition.